Tien overwegingen bij de keuze van een (nieuwe) ERP

De keuze voor een nieuw ERP-systeem is vaak een keerpunt in de ontwikkeling van een organisatie. Het juiste systeem kan de efficiëntie verhogen, processen stroomlijnen en de groei van het bedrijf ondersteunen. Maar hoe maak je de juiste keuze te midden van de vele mogelijkheden? We zetten een aantal van de keuzes die je moet maken op een rij.

Ondernemingen die groeien, voelen de behoefte om meer structuur te brengen in de technologische ondersteuning van hun bedrijfsprocessen. Een ERP kiezen kan dan een goede oplossing zijn. Tegenwoordig zijn er ook een aantal ERP-pakketten die ‘end of life’ zijn of die een ingrijpende migratie naar een nieuwe versie vereisen, al of niet in combinatie met een migratie naar een Cloud infrastructuur. Dat is een prima gelegenheid om de overweging te maken om eventueel van platform te veranderen. Zet daarom tijdig je denkproces in werking over de rol van ERP in je organisatie.

1. De rol van ERP in de organisatie

ERP-systemen integreren de kernprocessen van een organisatie – zoals financiën, inkoop, voorraadbeheer, productieplanning, verkoop, en HR – in één centraal platform. Dit zorgt voor een ‘single point of truth,’ waardoor gegevens efficiënt gedeeld worden en beslissingen sneller en beter onderbouwd kunnen worden. Hou er rekening mee dat je de processen van de organisatie zal moeten aanpassen aan de standaardfunctionaliteit en best practices van de ERP. Het is verleidelijk om het systeem aan te passen aan de processen, maar dat leidt op lange termijn enkel tot hogere kosten inzake onderhoud.

2. Wat heb je echt nodig?

Een grondige business analyse die vertrekt vanuit de pijnpunten die de organisatie ervaart, is essentieel voor het kiezen van het juiste ERP-systeem. Dit betekent dat je goed moet begrijpen welke functies noodzakelijk zijn voor de organisatie, welke processen geoptimaliseerd moeten worden, en welke groeiambities er zijn. De business analyse neemt deze ambities mee en moet vertaald worden naar een oplossing die future-proof is en mee kan groeien met de ambities van de organisatie.

3. Valkuilen vermijden: veelgemaakte fouten

Een veelgemaakte fout is het kiezen van een te complex of oversized ERP-systeem zonder rekening te houden met de specifieke behoeften van de organisatie. Vaak gebeurt dit wanneer bedrijven kiezen voor systemen die ze niet volledig nodig hebben of die niet passen bij de bedrijfsstructuur. Dit leidt tot overbodige kosten en een verminderde effectiviteit van het systeem. De kostprijs van een ERP-systeem moet in verhouding staan tot de omvang van je onderneming.

4. Selectieproces: hoe vind je de meest geschikte leverancier?

Een goed selectieproces begint met het opstellen van een duidelijk lastenboek (RFP), dat gebaseerd is op de eerdere analyse. Dit document helpt om leveranciers te vergelijken op basis van objectieve criteria, zoals functionaliteiten, prijs, en ondersteuning. Ook de toekomstvisie van de leverancier is belangrijk. Je wil uiteraard een ERP met een lange houdbaarheidsdatum. Bepaal eerst de technologiekeuze en architectuur voordat je de specifieke ERP-leveranciers benadert.

5. Schaalbaarheid: kies een systeem dat meegroeit

Een belangrijk aspect van je keuze is de schaalbaarheid van het systeem. Het ERP-systeem moet in staat zijn om mee te groeien met de organisatie, zodat het ook in de toekomst nog goed werkt bij een toename in omvang of complexiteit. Dit maakt het vaak financieel verstandiger om in eerste instantie een basispakket te implementeren en later modules toe te voegen, in plaats van alles in één keer te vervangen. Bedrijven zijn levende organismen die evolueren. Daarom kies je best voor een systeem dat mee kan evolueren, anders moet je misschien op korte termijn al een nieuwe implementatie doen.

6. Integratiemogelijkheden: het systeem moet samenwerken

Het ERP-systeem moet niet op zichzelf staan, maar goed integreren met andere belangrijke systemen binnen de organisatie. Een ERP vervult een groot aantal centrale behoeften (financiën, aankoop, voorraadbeheer, HR-automatisering, tot e-commerce toe). Daarnaast zijn er een aantal deelprocessen die ingevuld worden met sector- of bedrijfsspecifieke best-of-breed oplossingen. Het kiezen van een systeem dat goed samenwerkt met dergelijke tools is essentieel om duplicatie van gegevens en extra handmatige invoer te voorkomen.

7. Budget: eenmalige en recurrente kosten

Bij de keuze van een ERP-systeem is het belangrijk om niet alleen naar de licentiekost van de ERP te kijken, maar ook rekening te houden met extra kosten, zoals bijvoorbeeld kosten voor de implementatie, onderhoud, updates en de hierboven genoemde integraties. Aangezien de ERP zal moeten mee evolueren met de evolutie van de onderneming, zullen ook wijzigingen doorgevoerd worden die een extra kost betekenen.

8. On-Premise vs. cloud: wat is de beste keuze?

Een belangrijke afweging is de keuze tussen een on-premise (lokale installatie) en cloud-gebaseerd ERP-systeem. On-premise biedt meer controle over de data en maatwerkopties, maar brengt hogere kosten en complexiteit met zich mee voor onderhoud en upgrades. Cloud-oplossingen zijn flexibeler en schaalbaarder, maar vereisen vertrouwen in de databeveiliging van de leverancier hoewel deze doorgaans van een hoger niveau zijn dan een on-premises oplossing.

9. Gebruiksvriendelijkheid en training

De gebruiksvriendelijkheid van het ERP-systeem is een van de belangrijkste succesfactoren voor een succesvolle implementatie. Het is cruciaal dat medewerkers goed kunnen werken met het systeem. Daarom moet training en ondersteuning een integraal onderdeel zijn van de implementatie. Betrek medewerkers van het begin af aan en zorg voor continue ondersteuning om de adoptie van het systeem te waarborgen. De invoering van een nieuw systeem kan weerstand opwekken. Change management is daarom een essentieel onderdeel van iedere ERP-implementatie. In het kader van change management is het belangrijk intern een key user of super user aan te duiden die als intern aanspreekpunt en ambassadeur fungeert.

10. Langetermijn ondersteuning: kies een betrouwbare leverancier

Het ERP-systeem is geen eenmalige aankoop, maar een lange termijn investering. Het is van groot belang om een leverancier te kiezen die betrouwbare ondersteuning biedt na de implementatie. Dit omvat niet alleen technische ondersteuning, maar ook updates en verbeteringen van het systeem. Zorg ervoor dat de leverancier een duidelijk plan heeft voor de lange termijn, zodat je ERP-systeem relevant blijft. Een andere overweging heeft te maken met die de implementatie verzorgt: kan je, of wil je, rechtstreeks bij de leverancier kopen? Of ga je in zee met een implementatiepartner die bijvoorbeeld specifieke sectorkennis meebrengt die relevant is voor jou. Bij het kiezen van en implementeren van een ERP-systeem is het cruciaal om samen te werken met een ervaren externe consultant. ACOMPANY biedt niet alleen de juiste expertise in het selectieproces, maar helpt ook bij contractonderhandelingen, systeemconfiguraties en het optimaliseren van de implementatie. ACOMPANY heeft diepgaande kennis van IT-oplossingen en kan helpen de valkuilen die vaak over het hoofd worden gezien te vermijden. Het kiezen van een ERP moet altijd passen binnen het grotere masterplan dat je hebt om IT en business op elkaar af te stemmen. Door samen te werken met ACOMPANY ben je verzekerd van een deskundige partner die ervoor zorgt dat je ERP-systeem precies aansluit bij de behoeften van je organisatie, zowel nu als in de toekomst. Wij zijn een onafhankelijke partij, en kunnen dus een objectieve keuze maken welke oplossing het beste bij jouw onderneming past.