Architectuur slaat de brug tussen business en IT

Net zoals een digitale transformatie er niet zonder slag of stoot komt, zo gaat er vaak ook iets mis in de vertaalslag van organisationele doelstellingen op hoog niveau naar de realisatie ervan door inzet van technologie op operationeel niveau. Het uitwerken van een goede architectuur helpt de business om IT strategisch te bekijken en de juiste keuzes te maken in functie van objectieven en kosten.

Als ‘boutique agency’ gaat ACOMPANY uit van de unieke situatie van de klant, begeleidt het klanten in het maken van de juiste keuzes en helpt het zo mee de brug slaan tussen business en IT. De Agency aanpak (met onder meer de inzet van diverse profielen) laat toe om zowel op strategisch niveau (bepalen van organisationele doelen) als op operationeel niveau (opzet processen/technologie) de digitale transformatie tot een goed einde te brengen. We zetten met ACOMPANY-oprichter David Geuens een babbel op over hoe architectuur de brug slaat tussen business en IT. Het interview werd afgenomen door José Delameilleure, ex-hoofdredacteur Data News en gewezen uitgever B2B IT bij Minoc Business Press.

José: De kloof tussen business en IT domineert nu al jaren de gesprekken. Hoe komt het toch dat we die kloof niet weggewerkt krijgen? En hoe is die kloof eigenlijk ontstaan?

Als ‘boutique agency’ gaat ACOMPANY uit van de unieke situatie van de klant, begeleidt het klanten in het maken van de juiste keuzes en helpt het zo mee de brug slaan tussen business en IT.

David: Om dat te begrijpen, moeten we misschien wat teruggaan in de tijd. Heel lang zijn Business en IT totaal verschillende werelden geweest die elk in hun eigen silo werkten. Vaak werken ze ook vanuit verschillende objectieven en prioriteiten, en bovendien spreken ze ook een verschillende taal. Het jargon dat IT spreekt, klinkt de rest van de organisatie als Chinees in de oren. Technologische investeringen worden over vele jaren afgeschreven, wat haaks staat op de ‘agility’ die de business nodig heeft. Digitale transformatie brengt hier voor een deel verandering in. Ten eerste verplicht ze iedereen om samen te werken en eenzelfde doel na te streven. Door het overleg rond digitale transformatie ontstaat meer begrip en wordt een gemeenschappelijk taalgebruik ontwikkeld. De toenadering is logisch: zoals we in onze vorige blog uitlegden, moet IT de business transformatie ondersteunen.

Over architectuur en stadsplanning

José: Op welke manier helpt architectuur om de business en IT beter te laten samenwerken?

David: We kunnen dat misschien het beste uitleggen aan de hand van een analogie. Je kan architectuur vergelijken met het plannen van een stad. Je begint niet lukraak een stad te bouwen. Als je niet eerst goed nadenkt, moet je al gauw delen van je stad weer gaan afbreken, of tussenin gaan bijbouwen. Je moet dus eerst conceptueel nadenken, en dat geldt ook voor je digitale transformatie. Begin niet in het wilde weg een CRM, ERP of ander platform te implementeren, denk eerst na waar je naartoe wil. 

Architectuur is een ordelijke manier om de strategie van een organisatie te definiëren. Ze helpt om de strategie te bepalen op basis van data en analytics, niet op basis van buikgevoel. Ze zorgt er ook voor dat je verplicht nadenkt over de lange termijn en rekening houdt met veranderende noden en doelen. Bij die reflectie gebruik je een gemeenschappelijke taal, bijvoorbeeld door de visuele representatie van de architectuur.

Architectuur is de missing link tussen strategieformulering, implementatie en executie. Bovendien verschaft het opstellen van een architectuur ook duidelijkheid over de budgetten: er wordt ingeschat welke budgetten er nodig zijn voor de prioriteiten, ook op basis van de afhankelijkheden tussen de diverse projecten. Zonder goed overzicht, worden vooral die onafhankelijkheden vaak vergeten, wat tot budgettaire verrassingen leidt. Ook daar zitten business en IT dan op dezelfde lijn.

Je begint niet lukraak een stad te bouwen. Als je niet eerst goed nadenkt, moet je al gauw delen van je stad weer gaan afbreken, of tussenin gaan bijbouwen. Je moet dus eerst conceptueel nadenken, en dat geldt ook voor je digitale transformatie.

Maar misschien is de belangrijkste rol van architectuur wel dat ze ervoor zorgt dat alle neuzen in dezelfde richting wijzen en dat de prioriteiten ook gevalideerd zij door het hoger management. Door over alles goed op voorhand na te denken en te laten afkloppen door het management voorkom je gewoon problemen ‘en cours de route’. Om het met citaat van Einstein te zeggen: “A clever person solves a problem. A wise person avoids it.”

José: Zijn architecten toch niet vaak nog te veel techneuten die te weinig oog hebben voor business noden? Wat is de definitie van een goede architect? Hoe breed moet zijn profiel zijn?

David: Laten we eerst even stilstaan bij de verschillende disciplines van architectuur: strategic business architecture, enterprise business architecture, enterprise IT architecture, IT domain architecture, IT solution architecture. Elk van deze disciplines draagt op zijn eigen manier bij tot het vastleggen van de basis en de manier waarop samengewerkt wordt. En het spreekt voor zich dat je ook andere skills nodig hebt voor ieder onderdeel. Voor strategic business architectuur en enterprise business architectuur moet je iemand hebben die los staat van de technologie, en die minstens de taal van de business verstaat en spreekt. Vanaf enterprise IT architectuur heb je wel een diepere IT kennis nodig, maar wel nog genoeg affiniteit met de business. Voor iedere discipline heb je misschien andere capaciteiten nodig. Sta me toe weer een vergelijking te maken: een bouwkundig architect is geen tuinarchitect. 

Los daarvan heeft iedere architect een aantal basis skills nodig. Hij moet conceptueel kunnen denken, maar tegelijk ook analytisch zijn. Hij moet immers structuur brengen in het kluwen. Bovendien moet hij empatisch zijn en een goede communicator. Laat ons niet vergeten dat je mensen moet meekrijgen in het verhaal van de transformatie. Daarvoor heb je ook die soft skills van doen. Een goede architect mag zich ook niet verkijken op architectuur an sich. Dat is niet een dik rapport dat je schrijft om dan in de kast te steken. Architectuur is a ‘means to an end’, dat moet een goede architect steeds voor ogen houden.

Alle stakeholder moeten betrokken worden bij de transformatie

José:  Hoe kom je tot een goede architectuur? Zijn er bepaalde stappen die je altijd moet volgen? En als we het toch over de brug tussen business en IT hebben: wie moet er allemaal bij betrokken worden.

David: Bij ACOMPANY werken we steeds in verschillende stappen om tot een architectuur te komen:

• We starten met een target business architectuur die definieert hoe de organisatie moet functioneren om de strategie te verwezenlijken.
• Vervolgens stellen we een transformatieplan op met projecten voor de komende 3 tot 5 jaar.
• En uiteraard modelleer en documenteren we de target business architectuur.

Wie je allemaal meeneemt in het core team is heel belangrijk. Daar moeten alle betrokkenen in zitten. Per organisatie kan de samenstelling anders zijn. Soms kan dat het hele C-team zijn, maar er moet minstens één persoon van C-level in zitten. We zorgen er altijd voor dat iedereen die geïmpacteerd is, mee in het bad getrokken wordt. Dat helpt bij het uitdragen van de boodschap, want die mensen kunnen ambassadeurs zijn binnen de organisatie. Uiteraard moet ook IT delivery altijd in het core team zitten. Zij moeten veel van wat afgesproken is ook gaan uitvoeren. 

Binnen zo’n team zullen de meningen uiteraard vaak verschillen. Belangrijk is dat de ‘sponsor’ altijd de doorslaggevende stem heeft.

José:  We hadden het daarnet over de soft skills van een architect. Hoe belangrijk is communicatie bij het doorvoeren van een digitale transformatie?

David: In een transformatie werk je altijd in de driehoek ‘people – technology – processes’, dus het menselijke aspect en de communicatie mag je nooit verwaarlozen. Bij een transformatie verandert er veel, en iedere medewerker zal dat ondervinden: er komen nieuwe processen, er worden nieuwe tools geïntroduceerd. Daarom moet je vanaf het prille begin al starten met de communicatie, anders krijg je de medewerkers niet mee. Als jij hen het verhaal niet vertelt, dan bedenken ze wel een eigen verhaal. En bij veranderingen gaat dat eigen verhaal meestal uit van een aantal negatieve veranderingen.

Architectuur is geen einddoel, een dik boek dat je in de kast zet. Architectuur is een levend gegeven binnen een organisatie. Uiteindelijk gaat het allemaal om de strategie.

De noden van de gebruiker staan centraal

José:  De laatste tijd hoor je heel vaak spreken over ‘design thinking’ – speelt dat concept ook een rol bij architectuur?

David: Absoluut. Strategie is keuzes maken, en design thinking helpt je bij het maken van de juiste keuzes, en die worden bepaald door de noden van de organisatie. Design thinking focust op de gebruikers: wat zijn hun noden en voorkeuren. Daarop baseer je dan de strategie. Als vast onderdeel van ons werk organiseren we een ‘clarity workshop’ waarin we duidelijk de scope bepalen van onze interventie. Dat levert snel waarde op voor de klant.  Zo nodig zetten we ook verschillende consumer research workshops op als we ook met de klant van de klant in gesprek willen gaan. Zo kom je ook te weten waar je eindklanten van wakker liggen. 

Design thinking injecteert ook empathie door het oplossen van problemen en uitdagingen en stelt je in staat om mogelijke oplossingen te prototypen. En door creative problem solving toe te passen op de problemen die zich stellen, kom je tot betere oplossingen. 

José:  Is architectuur een gegeven dat in steen gebeiteld staat? Of kan ze nog aangepast worden eens de transformatie loopt? Wat zijn de vervolgstappen eens de architectuur vastligt?

David: Zoals ik al zei: architectuur is geen einddoel, een dik boek dat je in de kast zet. Architectuur is een levend gegeven binnen een organisatie. Uiteindelijk gaat het allemaal om de strategie. Je moet steeds weer gaan kijken of een organisatie nog op koers zit ten opzichte van de strategie. De wereld staat niet stil en interne of externe factoren kunnen ertoe aanzetten om de strategie bij te sturen. Er kunnen ook nieuwe strategische initiatieven opduiken die in het geheel ingepast moeten worden. Maar het bijsturen van de architectuur is uiteraard niet zo’n ingrijpende oefening als de initiële architectuur. Om te vergelijking met cityplanning door te trekken: misschien zal je een wijk moeten bijbouwen als er veel nieuwe bewoners komen, of als er nieuwe strategische initiatieven komen. 

José:  Hoe helpt ACOMPANY bedrijven bij het opstellen van een architectuur, en dus het slaan van de brug tussen Business en IT?

David: De bestaansreden van ACOMPANY is organisaties op één lijn te krijgen. We begeleiden klanten om tot de juiste strategische beslissingen te komen. Daarbij vertrekken we altijd van de noden van de organisatie en de gebruikers, zoals ik daarnet zei toen we het hadden over design thinking. Iedere klant heeft immers een unieke situatie. De introvergadering doen we steeds in het formaat van een workshop. Daarin brengen we meteen in kaart wat er moet gebeuren, zodat we snel waarde kunnen leveren. Met alle stakeholders definiëren we de uitdagingen van uit verschillende invalshoeken en leggen we de prioriteiten vast. We huldigen bij ACOMPANY de stelregel dat we snel ‘time to value’ leveren: al na die eerste introductie heeft de klant een stap in de juiste richting gezet. We leggen meteen vast waar de problemen zitten en hoe we snel winst kunnen boeken. Op basis daarvan maken we een plan van aanpak waarin de verschillende architectuurdisciplines een plaats krijgen. Uit onze toolkit selecteren we een aantal services die relevant zijn, en we stellen vast welke profielen er relevant zijn voor het werk dat op de plank ligt. 

Die snelle time to value is iets wat ACOMPANY als ‘boutique agency’ onderscheidt van de grote consultants die vooral zoveel mogelijk profielen op lange termijn willen verhuren. Tegelijk willen we de klant zo weinig mogelijk belasten. We doen aan co-creatie, maar we doen altijd goed ons huiswerk op voorhand: door de klant te laten kiezen uit een aantal scenario’s om snel van conceptueel naar concreet te gaan. We zorgen er altijd voor dat iedereen nog steeds op dezelfde golflengte zit en achter de beslissingen staat. 

Door onze iteratieve aanpak, het constante betrekken van alle stakeholders en het verzorgen van communicatie helpen we dus om de brug te slaan tussen business en IT. En onze specialisatie in architectuur is daar een perfect hulpmiddel voor.