ERP-succes begint niet bij technologie, maar bij samenwerking
Een ERP-implementatie is zelden een puur technisch project. In de praktijk staat of valt zo’n traject met de samenwerking tussen klant en leverancier. Met duidelijke afspraken, wederzijds vertrouwen en mensen die bereid zijn om keuzes te maken. Net daar wringt het vaak. Organisaties onderschatten de impact op hun mensen en processen, terwijl de regie dreigt te versnipperen. Daarom kiezen steeds meer bedrijven ervoor om een begeleidende partij aan boord te halen. Niet om het project over te nemen, maar om structuur te brengen en iedereen in dezelfde richting te laten werken.
Categorie
Stories
Leestijd
5 minuten
Hoe ziet zo’n samenwerking er in de praktijk uit? Wanneer werkt ze als een magische driehoek, en wanneer dreigt ze te verworden tot een Bermuda-driehoek? We gingen daarover in gesprek met Thibaut Heeren, Business Unit Manager Unified Operations bij Cegeka.
Wanneer zeg jij: “dit was een geslaagde ERP-implementatie”? En dan heb ik het niet enkel over time & budget, écht geslaagd.
Thibaut Heeren: Op korte termijn kijk je natuurlijk nog altijd naar de klassieker vier pijlers: scope, timing, budget en kwaliteit. Als dat klopt, heb je een goede go-live. Maar eerlijk? Dat is maar het begin. Vandaag kiezen veel organisaties bewust voor een MVP-aanpak (Minimal Viable Product). Niet om snel ‘iets’ live te zetten, maar om vroeg waarde te creëren op hun investering en tegelijk snel te kunnen bijsturen waar nodig. Door klein te starten en te schalen op basis van wat in de eerste fase getest en gevalideerd is, leg je een stevige blauwdruk voor een kwalitatieve uitrol van fase twee en drie. Precies daar ligt uiteindelijk de grootste waarde van het project. Succes meet je dus eigenlijk pas maanden of zelfs jaren na go-live.
Je moet daar uiteraard de verwachtingen naar managen. Als klanten blijven investeren, blijven verbeteren en hun oude Excel-bestanden eindelijk loslaten, dan weet je dat het goed zit. Dat verwachtingen managen betekent vooral duidelijk maken welke concrete waarde de organisatie wil realiseren. Denk aan beter bediende klanten, tijdswinst in kernprocessen, minder manueel of dubbel werk, of meer transparantie in beslissingen.
Daarom raden we klanten ook aan om vooraf een aantal tastbare KPI’s vast te leggen. Die meetpunten keren op verschillende momenten in het traject terug, zodat organisaties zwart op wit zien welke vooruitgang ze boeken en waar bijsturing nodig is.
Wat klanten vaak onderschatten in een ERP-traject
Wat zijn volgens jou de belangrijkste dingen die een klant zelf goed moet doen om zo’n ERP-traject te doen slagen?
Thibaut Heeren: De grootste succesfactor zit aan klantzijde, en dat begint met verwachtingen. We vragen altijd: ben je hier als organisatie echt klaar voor? Een ERP-project vraagt veel tijd van key users en business process owners. Meer dan vroeger zelfs. Wij hanteren vaak een factor van één tot anderhalve dag klantinzet per dag die wij leveren. Dat komt voor veel organisaties als een shock, maar als je dat niet doet, loopt het mis. Voor de klant komt er echt wel wat bij kijken, bijvoorbeeld rond het testen van de toepassing of het aanleveren van data.
Als klant kan je een ERP-project niet gewoon bij een partner parkeren en verwachten dat het vanzelf goed komt. Medewerkers moeten dit doen bovenop hun gewone job. Als je dat onderschat, krijg je vertraging, frustratie en uiteindelijk teleurstelling.
Op welk moment zie je dat het voor een klant moeilijk wordt om alles zelf te blijven trekken, en dat een begeleidende partij echt helpt?
Thibaut Heeren: Dat moment komt vaak wanneer klanten beseffen dat ze die tijdsinvestering niet kunnen waarmaken. Dat ze een aantal belangrijke mensen niet één dag per week kunnen vrijhouden voor het project. Of wanneer er intern te weinig regie is. Dan raden wij aan om er een begeleidende partij bij te halen. Dat is misschien een extra kost, maar een project dat ontspoort omdat niemand de tijd of het overzicht heeft, kost veel meer.
De meest succesvolle projecten die ik gezien heb, hadden zo’n partij aan boord. Niet omdat die alles overneemt, maar omdat die helpt structureren, prioriteiten stellen en moeilijke gesprekken voeren.
De magische driehoek: samenwerking zonder ruis
Dan heb je drie partijen die moeten samenwerken. Wanneer werkt dat als een magische driehoek? En wanneer wordt het een Bermuda-driehoek waarin het project verdwijnt?
Thibaut Heeren: Die driehoek werkt alleen als er vertrouwen is én duidelijke afspraken. Wie doet wat? Wie beslist? Wie escaleert wanneer het fout loopt? Dat moet je vooraf vastleggen, bijvoorbeeld in een RACI-workshop (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). Anders verdwijnen verantwoordelijkheden en zit je inderdaad met een Bermuda-driehoek. Zo’n RACI gaat echt wel in detail in op alle taken. Neem bijvoorbeeld testen, dat moet je vaak in 12 subtaken indelen, die door verschillende mensen opgenomen worden. Over al die kleine, maar cruciale zaken mag geen onduidelijkheid bestaan.
“De beste samenwerkingen zijn die waar je op het einde niet meer voelt wie van welke partij is. Dan is er één ‘dream team’ waarin iedereen elkaar als collega’s beschouwt. Maar dat kan alleen als je in het begin heel scherp bent over rollen en verantwoordelijkheden. Zoals het spreekwoord zegt: “Goede afspraken maken goede vrienden.”
Wat moet een goede begeleidende partij écht kunnen?
Thibaut Heeren: Die moet durven zeggen wat gezegd MOET worden. Tegen ons én tegen de klant. Als wij iets verkeerd doen, moet dat benoemd worden. Net daarom is die MVP-fase die ik eerder vernoemde, zo belangrijk: om zaken vroeg naar boven te halen, wanneer bijsturen nog eenvoudig is. Wat in die eerste fase geleerd wordt, helpt net om fouten en inefficiënties in latere fases te vermijden. Zo wordt de MVP geen risico, maar een strategische hefboom voor kwaliteit op lange termijn. Maar de begeleidende partij moet ook op tafel kloppen als de klant zijn engagement niet nakomt. Hij zit er een beetje tussen als moderator, met voldoende afstand om eerlijk te zijn.
Daarnaast moet die overzicht houden over het hele landschap. ERP staat zelden alleen. Er zijn koppelingen, andere leveranciers, andere belangen. Iemand moet dat geheel blijven zien en de juiste vragen stellen. Al die leveranciers op een goede manier laten samenwerken is een heel bijzondere taak voor die moderator.
Wat een goede begeleidende partij echt moet kunnen
Cegeka raadt klanten vaak meerdere begeleidende partijen aan. In welke situaties denk jij: “ACOMPANY past hier echt goed bij”?
Thibaut Heeren: Wij zijn daar heel bewust niet exclusief in, en ACOMPANY uiteraard ook niet. We raden altijd twee of drie partijen aan, afhankelijk van de context, de regio, eventuele specialisaties… Wat ACOMPANY voor mij sterk maakt, is hun helikopterview. Zij brengen structuur op enterprise-niveau en kijken verder dan één applicatie.
Bij organisaties met een complex applicatielandschap of waar langetermijnkeuzes belangrijk zijn, is dat een grote meerwaarde. Ze slaan ook sterk de brug tussen business en IT, zodat niemand vervalt in technologie om de technologie. Dat maakt hen een goede sparringpartner, voor de klant én voor ons. We weten dat ze zullen meedenken met de klant en zicht hebben op de enterprise architectuur en op de lange termijn.
ACOMPANY heeft ook heel wat ervaring op vlak van change management. Een nieuw ERP-pakket neerzetten is een grote verandering voor een organisatie, en dat moet goed begeleid worden, zodat er geen shadow-IT ontstaat.
Wanneer voelt een ERP-project voor jou écht goed afgerond?
Thibaut Heeren: Wanneer de klant ons en de begeleidende partij blijft uitnodigen, ook na go-live. Niet omdat er iets mis is, maar omdat ze ons als partner zien. Dan zit je mee aan tafel om na te denken over de volgende stappen, bijvoorbeeld wanneer de prioriteiten en budgetten voor het volgende jaar vastgelegd worden. Als dat gebeurt, weet je dat het project meer was dan een implementatie. Dan was het een samenwerking als één team.
ERP werkt pas echt wanneer leveranciers partners worden en partners bijna collega’s. Dan is de magische driehoek compleet.
Betrouwbare partner
Klaar om de digitale toekomst met vertrouwen tegemoet te gaan? Dan staan wij voor je klaar.
Recente stories
Blijf op de hoogte
Wil je graag meer weten over strategisch advies, pragmatische uitvoering en tastbare resultaten van een digitale transformatie? Schrijf je dan nu in op onze nieuwsbrief.
